lam gi khi khach khong thanh toan tien

Ông bà xưa có câu “Tiền trao cháo múc, tiền không trao múc cháo ra“. Nhưng nếu bạn đang kinh doanh dịch vụ, bạn đã tốn thời gian để làm dự án cho khách hàng thì làm sao bạn có thể lấy lại thời gian đã tiêu tốn? Không giống như sản phẩm vật lý có thể hoàn trả lại.

Các chuyên gia làm việc với các hợp đồng biết sự kinh hoàng của khách hàng sẽ không trả tiền. Theo đuổi các khoản thanh toán không chỉ là đáng ghét và tốn thời gian, nhưng nó có thể có tác động lớn đến dòng tiền (cash flow) của bạn trong tháng. Nếu bạn có thể dựa vào số tiền đó để thanh toán hóa đơn và sau đó hóa đơn trở nên quá hạn, bạn sẽ nợ thêm tiền lãi hoặc các khoản phí trễ hạn. Ngay cả khi bạn không bị trói buộc, bạn vẫn phải được trả tiền cho công việc bạn đã làm (hoặc sắp làm). Chờ đợi trên một hóa đơn thanh toán cản trở sự phấn khích của bạn cho một dự án và cam kết của bạn với khách hàng. Khách hàng không trả tiền có thể là một người mẫu trong thế giới kinh doanh, nhưng có những bước bạn có thể thực hiện khi hóa đơn của mình bị bỏ qua.

Yêu cầu trả trước

Thanh toán một phần sẽ giúp mọi người có trách nhiệm, nhưng trả trước đầy đủ là tốt nhất. Khi bạn bắt đầu yêu cầu thanh toán trả trước, bạn sẽ mất rất nhiều khách hàng. Một số khách hàng bị lừa khi bạn đề nghị họ trả trước, trong khi những người khác sẽ vui lòng nói, Không, xin lỗi, tôi không thể. Bạn sẽ biết rằng bạn có được sự an tâm bằng cách từ chối một khách hàng thích mơ mộng.

Thêm phí hủy vào hợp đồng của bạn

Nếu khách hàng từ chối trả trước 100%, bạn có thể thêm vào phí hủy hợp đồng của mình. Điều đó có nghĩa là nếu khách hàng từ chối sản phẩm cuối cùng, bạn sẽ hoàn lại một phần khoản thanh toán.

Ví dụ một hợp đồng viết lách tự do có thể viết, 50% của tổng phí sẽ đóng vai trò là một khoản phí không hoàn lại cho các phần của tác phẩm được hoàn thành bởi Tác giả nhưng không được Khách hàng chấp nhận. Tác giả sẽ giữ quyền cho Dự án và Khách hàng sẽ không sử dụng bất kỳ phần nào của Dự án vì bất kỳ lý do gì.

Đặt giới hạn thanh toán hóa đơn

Ngay cả khi khách hàng đồng ý trả trước, điều đó không có nghĩa là họ sẽ thực sự trả nó. Đó không phải là một vấn đề lớn vì bạn đã giành được một dự án, nhưng nó vẫn là một người lập dị khi nghĩ rằng bạn có một khách hàng và sau đó phát hiện ra họ không thanh toán. Hợp đồng hoặc hóa đơn của bạn có thể đặt ranh giới bằng cách viết:

Hóa đơn không được thanh toán trong vòng 5 ngày làm việc sẽ tự động bị hủy. Giá trên các hóa đơn bị hủy không đảm bảo giá tương tự cho các hóa đơn trong tương lai cho cùng một dự án.

Làm cho điều khoản của bạn rõ ràng

Ngay cả khi khách hàng đang ký hợp đồng, họ có thể không đọc kỹ. Trước khi bất kỳ ai ký, hãy gửi một email ngắn gọn nêu ra những điểm chính của hợp đồng. Dưới đây là một ví dụ:

Xin chào [TÊN KHÁCH HÀNG],

I’m so excited to get started! Before we move forward, I’d love to get on the same page about a few “small print” details. If you have any questions or if something here doesn’t square with your expectations, needs or wants, please let me know.

  • My rate is $XXX and the cost for this project is $XXX.
  • You’ll receive an invoice via [payment processor] and I ask for 50% upfront.
  • My turn-around time is XXX business days from receipt of payment.
  • Projects come with two rounds of revisions. Photos are not included.
  • The remainder of the invoice is due within 10 business days of project delivery. The rights to the project remain mine until the invoice is paid in full.

Sound good? Sound not good? Let me know!

[Your name]

Điều này không hoàn toàn bao gồm các điều khoản trong hợp đồng nhưng nó sẽ làm rõ các chi tiết mà khách hàng thường mắc phải, đại loại như: “tôi đã quên đọc phần này, bla bla“.

Khi bạn gửi dự án cuối cùng, hãy bao gồm một lời nhắc về thời điểm đáo hạn hóa đơn và điều gì sẽ xảy ra nếu nó không được thanh toán.

Thêm phí trễ hạn

Bạn chắc chắn có thể thêm các khoản phí trễ hạn vào hợp đồng của mình, nhưng nếu một khách hàng không trả tiền, họ có thể không trả cả hợp đồng và phí trễ. Thêm một khoản phí trễ một lần hoặc xếp chồng các khoản phí trễ khi các tuần trôi qua có thể khiến khách hàng ít có khả năng trả tiền hơn. Thay vì thêm các khoản phí trễ để có thêm thời gian, bạn cần phải tìm cách thanh toán, hãy tính phí cho khách hàng trả trước nhiều hơn.

Ví dụ: nếu họ không trả trước 100% nhưng bạn muốn lấy dự án của họ, hãy thêm phí 5% vào tổng chi phí hoặc chỉ cần ước tính thêm thời gian khi định giá dự án.

Theo dõi hóa đơn chưa thanh toán

Khi một hóa đơn không được thanh toán quá lâu, bạn phải luôn lưu ý về nó. Điều đó không có nghĩa là bạn nên bắt đầu bằng cách đe dọa hoặc thô lỗ, nhưng đừng do dự tiếp cận với khách hàng. Đầu tiên, gửi lời nhắc – các công cụ lập hóa đơn như PayPal cho phép bạn gửi lời nhắc rằng bạn có thể tùy chỉnh bằng một ghi chú. Sau đó, gửi cho họ một email riêng. Bạn có thể nói bất cứ điều gì bạn nghĩ là phù hợp với tình huống:

  • Tôi nhận thấy rằng hóa đơn vẫn đang chờ xử lý. Bạn có câu hỏi nào về dự án hoặc bất kỳ sửa đổi nào mà bạn muốn thảo luận không?
  • Tôi đang kiểm tra để xem khi nào tôi có thể nhận thanh toán cho hóa đơn đang chờ xử lý. Xin nhắc lại, nó sẽ hết hạn [ngày].
  • Hóa đơn đã được gửi vào [ngày] vẫn chưa được thanh toán. Thời hạn thanh toán tối đa vào lúc [múi giờ và múi giờ] ngày hôm nay.
  • Thật không may, tôi đã chưa nhận được thanh toán và chưa nhận được tin từ bạn. Nếu chúng tôi không có bất kỳ phản hồi nào lúc [thời gian] vào [ngày], thì chúng tôi sẽ phải thực hiện các bước tiếp theo như được nêu trong hợp đồng của chúng tôi.

Gửi thư yêu cầu

Nếu bạn có một luật sư, bạn có thể yêu cầu họ gửi thư yêu cầu, đây không phải là một mối đe dọa pháp lý nhưng đủ mạnh để khiến họ trả tiền. Bạn cũng có thể tự gửi thư yêu cầu như một động thái phủ đầu. Bạn sẽ nói rằng bước tiếp theo là nhờ luật sư tham gia, điều mà hầu hết mọi người đều muốn tránh.

Thư yêu cầu của bạn nên lịch sự chuyên nghiệp – bạn có thể cảm xúc và tức giận, nhưng đây vẫn là kinh doanh, và sự thật đáng tiếc là hóa đơn chưa thanh toán là không thể tránh khỏi. Đây là những gì cần bao gồm trong một lá thư yêu cầu:

  • Tổng quan về các sự kiện chính, bao gồm tên dự án, ngày giao hàng, hóa đơn và lời nhắc được gửi và khi bạn nghe lần cuối từ khách hàng.
  • Một tuyên bố rõ ràng về chính xác những gì bạn muốn. Đây có thể là tổng số tiền phải trả hoặc có thể là tổng cộng một khoản phí trễ hạn nếu đó là những gì hợp đồng của bạn viết.
  • Ngày và thời gian khi bạn phải nhận được thanh toán hoặc phản hồi. 7-10 ngày làm việc là thích hợp.
  • Một tuyên bố rằng bạn sẽ phải nhờ luật sư hoặc cơ quan thu nợ tham gia nếu tình hình vẫn tiếp diễn.

Thông thường, điều này là đủ để khiến khách hàng trả tiền hoặc ít nhất là để trả lời và giải quyết vấn đề gì đó. Tuy nhiên, nếu họ vẫn không ủng hộ, thì đã đến lúc nộp đơn lên tòa án và / hoặc liên hệ với luật sư.

Phần kết

Nếu bạn sốt ruột chờ đợi hóa đơn được thanh toán, bạn chắc chắn không đơn độc vì hiện tượng này rất phổ biến. Và nó là một phần khi bạn là ông chủ. Có tất cả các cách để phát triển doanh nghiệp của bạn và những bài học hấp dẫn này thường là động lực để đòi hỏi tốt hơn vào lần tới.

Bạn có một câu chuyện về một khách hàng không bao giờ trả tiền? Hay bạn đang điên cuồng với một khách hàng vì điều này? Hãy chia sẻ với chúng tôi bằng cách để lại bình luận bên dưới.

Hình ảnh minh họa có bản quyền được đăng ký bởi Divi.vn

Để lại lời bình

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Scroll to Top